Softwareumstellung

Unternehmen scheuen sich oftmals, Ihre langjährig verwendete Unternehmenssoftware zu hinterfragen, auch weil man sich mit ihren Defiziten irgendwie arrangiert hat. So werden fehlende Funktionen, beispielsweise im Finanzwesen, durch selbst gestrickte Excel-Tabellen mehr schlecht als recht kompensiert.

Zudem verwenden unterschiedliche Unternehmensbereiche historisch bedingt oftmals auch unterschiedliche Softwaresysteme, die nicht oder nur schlecht miteinander verbunden sind. Dies hat zur Folge, das arbeitsintensive Abstimmungen oder gar Doppelerfassungen in den Systemen notwendig sind , um halbwegs widerspruchsfreie Informationen in allen Systemen zu erreichen.

Es finden sich aber auch Softwaresysteme, die technisch derart veraltet sind, dass sie nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand am Leben zu erhalten sind.

Letztendlich stellen derartige Systemlandschaften eine Sackgasse für betroffene Unternehmen dar. Denn sie behindern das Unternehmen mehr als das Sie unterstützen, weil viele Anforderungen in Ihnen nicht mehr abgebildet werden können.

Eine Softwareumstellung ist in diesen Fällen unvermeidbar. Jedoch scheuen viele mittelständische Unternehmen den damit verbundenen Aufwand, auch weil ihnen hierfür die fachlichen Ressourcen fehlen.

Unterstützung bei Softwareumstellungen

Daher unterstützen wir Unternehmer bei der Softwareumstellung mit unserem technischen und wirtschaftlichen Know How, dass wir uns über die Jahre in den verschiedensten Bereichen angeeignet haben.

Im Gegensatz zu einigen Beratungshäusern sind wir dabei nicht an bestimmte Softwareanbietern gebunden, auch weil wir keine Kick-Backs von Ihnen annehmen. Wir vertreten ausschließlich die Interessen unserer Mandanten , und das sowohl bei der Softwareauswahl als auch bei der Softwareeinführung.

Softwareauswahl

1. Prozessanalyse

Vor der Definition der Anforderungen an eine neue Software ist es ratsam, die bestehenden Geschäftsprozesse im Unternehmen aufzunehmen und kritisch zu hinterfragen. Denn ein Neuanfang bei der Software bietet gleichzeitig auch die Chance, Geschäftsabläufe zu verbessern, und so die Produktivität im Unternehmen zu erhöhen und Kosten nachhaltig zu senken.

2. Definition der Anforderungen

Aufbauend auf den Erkenntnissen der Prozessanalyse sind die Anforderungen an eine neue Softwarelösung zu definieren. Von besonderer Bedeutung sind hierbei die funktionalen Anforderungen. Denn die neue Softwarelösung sollte nicht nur die aktuellen Anforderungen abdecken, sondern auch die der Zukunft.

Aber auch die technischen Anforderungen sollten definiert werden. Denn die neue Software muss sich sowohl in die eigene Infrastruktur integrieren lassen, als auch mit vor und nachgelagerten Systemen von Lieferanten und Kunden.

Die so gewonnenen Anforderungen müssen dann strukturiert und gewichtet werden. Dies erfolgt in der Regel durch die Erstellung eines Lastenhefts.

3. Marktübersicht / Screening von Anbietern

Nun gilt es am Markt verfügbare Softwarelösungen zu identifizieren, die den ermittelten Anforderungen entsprechen könnten. Dazu werden die entsprechenden Softwareanbieter kontaktiert und um eine Präsentation gebeten. Gegebenenfalls bieten Softwareanbieter auch eine Teststellung bzw. ein Demosystem an, mit dem die Software begutachtet werden kann.

Den vielversprechendsten Systemanbietern wird das erstellte Lastenheft mit den Anforderungsdefinitionen präsentiert und um ein Angebot erbeten. Dabei wird das Lastenheft zusammen mit dem Anbieter in der Regel in ein Pflichtenheft überführt.

4. Entscheidung

Die Angebote der Anbieter müssen sorgfältig ausgewertet und eine Entscheidung gefällt werden. Bei den anschließenden Vertragsverhandlungen sind die skizzierten und zugesagten Anforderungen schriftlich zu fixieren, und die Verantwortlichkeiten im Unternehmen und beim Anbieter zu definieren.

Softwareeinführung

1. Projektplanung

Vor der Umsetzung ist das Verfahren mit dem Softwareanbieter im Rahmen einer Projektplanung abzustimmen. Hierbei sollte besonderes Augenmerk darauf gerichtet werden auf beiden Seiten jeweils die benötigten fachlichen und personellen Ressourcen zur Verfügung stehen.

2. Datenmigration

Die Datenmigration ist vielfach eine große Herausforderung. Denn den Daten sieht man Ihre Qualität zumeist nicht auf den ersten Blick an. Daher werden nach dem Datenexport aus dem Altsystem oftmals aufwendige manuelle Datenbereinigungen notwendig, um konsistente Daten für das neue System zu erhalten.

Die bereinigten Daten werden dann in das Format der neuen Software konvertiert, und anschließend nochmal auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüft.

3. Softwareanpassungen

In der Regel sind Anpassungen seitens des Softwareanbieters notwendig, um die gewünschten Anforderungen des Unternehmens abzudecken. Hierbei sollte unter anderem darauf geachtete werden, das diese Anpassungen auch bei zukünftigen Updates erhalten bleiben und nicht regelmäßig aufwendig neu programmiert werden müssen.

4. Test und Abnahme

Die neue Software sollte vor der Abnahme auf Herz und Nieren geprüft werden. Dies betrifft einerseits die Einhaltung es vereinbarten Anforderungsprofils, aber auch die Praktikabilität im täglichen Gebrauch. Oftmals wird hierfür über einen gewissen Zeitraum ein Parallelbetrieb mit dem Altsystem gefahren.

5. Schulung

Ein äußerst wichtiger Aspekt für das Gelingen und die Akzeptanz einer Softwareumstellung ist die rechtzeitige und umfassende Schulung der Mitarbeiter. Andernfalls sind die Anwender auf sich gestellt und experimentieren auf eigene Faust im neuen System herum. Dies ist unproduktiv und zieht zudem oftmals weitere Schäden nach sich, die in keiner Relation zu den Kosten einer Schulungsmaßnahme stehen.

6. Go-Live

Sind die genannten Schritte und Hürden überwunden, kann das neue System in den Produktivbetrieb überführt werden. Hierfür bietet sich typischerweise der Jahreswechsel an, damit unterjährig nicht mit verschiedenen Systemen gearbeitet werden muss.

 

thUnser Ansprechpartner zum Thema Softwareumstellungen / Softwareeinführungen

Diplom Kaufmann Torsten Hecker
Steuerberater
Tel: +49 5241 9877-0 mail: t.hecker@stbwp.com