Anforderungen an Kassen ab 2020

Das Drama um elektronische Kassen geht ab 2020 in eine neue Runde. Denn mit dem Jahreswechsel gelten verschärfte gesetzliche Anforderungen.

Ziel der Neuregelung mit dem unscheinbaren Namen Kassensicherungsverordnung ist der Wunsch des Fiskus, elektronische Kassensysteme gegenüber Manipulationen stärker abzusichern bzw. Manipulationen einfacher aufdecken zu können.

Wer jetzt aber meint, dass entsprechend der Zielvorgabe nur die Anbieter von Kassensystemen in die Pflicht genommen werden irrt gewaltig. Denn die Neuregelungen bringen vor allem neue Pflichten für Unternehmen, die Kassensysteme einsetzen, und damit auch neue steuerliche Risiken.

Daher möchten wir Ihnen im Folgenden einige Highlights der gesetzlichen Neuregelungen der Kassensicherungsverordnung vorstellen. Für eine individuelle Beratung zum Thema ordnungsgemäße Kassenbuchführung stehen unsere Steuerberater selbstverständlich ebenfalls zur Verfügung.

Kassenmeldepflicht

Nach der Kassensicherungsverordnung sind eingesetzte Kassensysteme ab 2020 dem Fiskus zu melden.

Was ist zu melden?

Ab 2020 sind sowohl neu erworbene Kassensysteme, als auch noch verwendete Altsysteme dem Fiskus zu melden. Gleiches gilt, wenn Kassen außer Betrieb genommen werden, gestohlen wurden oder defekt sind.

Wie ist zu melden?

Die Meldung soll nur nach einem amtlichen Vordruck zulässig sein. Dieser liegt aber Stand November 2019 noch nicht vor.

Es gilt aber als gesichert, dass u.a. folgende Informationen abgefragt werden sollen:

  1. Name des Unternehmers / Unternehmens
  2. Art und Anzahl der eingesetzten Systeme
  3. Seriennummern der Systeme
  4. Technische Sicherungseinrichtung (hierzu unten mehr)
  5. Datum der Anschaffung
  6. Datum der Außerbetriebnahme
     

Bis wann ist zu melden?

Altsysteme, die 2020 weiterhin eingesetzt werden sind bis spätestens dem 31. Januar 2020 dem Fiskus zu melden.
Wichtig: Bei einem Altsystem ist individuell zu klären, ob und wenn ja wie lange es ab 2020 noch eingesetzt werden darf!

Neuanschaffungen, Außerbetriebnahmen, defekte oder gestohlene Kassen sind dem zuständigen Finanzamt binnen eines Monats zu melden.

Belegausgabepflicht

Mit dem Jahreswechsel müssen elektronische Kassensysteme mit jedem Kassiervorgang zwingend einen Beleg ausgeben. Dies gilt unabhängig davon ob der Kunde dies wünscht oder nicht.

Unternehmen müssen sich daher ab 2020 vielfach auf einen höheren Verbrauch von Rechnungsvordrucken bzw. Thermotransferrollen einstellen.

Neue digitale Schnittstelle für Finanzamtsprüfungen

Eingesetzte Kassensysteme müssen mit dem Jahreswechsel für das Finanzamt in einem speziellen standardisierten Format auslesbar sein. Hierfür wurde mit dem DFKA Standard ein neues Exportformat definiert.

Mit dem neuen Verfahren soll es dem Fiskus bspw. im Rahmen einer Kassennachschau oder einer steuerlichen Außenprüfung möglich sein, Kassensysteme in Betrieben kurzfristig auszulesen und mit ihrer Prüfsoftware Idea analysieren zu können

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Nach dem Willen des Gesetzgebers muss jede elektronische Kasse ab 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die Manipulationen des Kassensystems verhindern soll.

Hierzu wurden eigens vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationsverarbeitung neue Standards & Richtlinien entworfen, die elektronische Kassensysteme ab 2020 erfüllen müssen.

Demnach muss die Sicherheitseinrichtung eines Kassensystems insbesondere folgende Bestandteile umfassen:

  1. Ein Sicherheitsmodul das sicherstellt, dass alle Kasseneingaben umfassend protokolliert und nachträglich nicht mehr verändert werden können.
  2. Ein Speichermedium zur Einzelaufzeichnung der Kassenvorgänge für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
  3. Eine einheitliche digitale Schnittstelle für Prüfungszwecke

Außerdem müssen die Sicherheitssysteme elektronischer Kassensysteme von akkreditierten Prüforganisationen regelmäßig zertifiziert werden.

ABER: Stand November 2019 sind faktisch noch keine elektronischen Kassensysteme mit zertifizierten Sicherheitseinrichtungen am Markt verfügbar.

Was nun?

Mangels verfügbarer Systeme wurde Anfang November 2019 auf Druck der Wirtschaft eine Nichtbeanstandungsregelung seitens des Bundesfinanzministeriums herausgegeben. Demnach wird der Einsatz eines nicht zertifizierten elektronischen Kassensystems bei Vorliegen mehrerer Voraussetzungen bis spätestens 30.9.2020 nicht beanstandet.

Zu diesen Voraussetzungen zählen unter anderem:

  • Eine Aufrüstung des Kassensystems ist noch nicht möglich.
    Wichtig: Sollte bspw. eine Anpassung und Aufrüstung vor dem 30.9.2020 möglich sein MUSS diese umgehend durchgeführt werden.
     
  • Ein Auftrag zur Umrüstung oder die Bestellung eines neuen Kassensystems wurde bis zum 31.12.2019 veranlasst.
     

Gibt es weitere Übergangsfristen?

Bauartbedingt nicht aufrüstbare Kassensysteme, die zwischen dem 26.11.2010 bis 31.12.19 angeschafft wurden, können unter Umständen bis zum 31.12.2022 weitergenutzt werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch unter anderem, dass das eingesetzte Kassensystem den Anforderungen des BMF Schreibens vom 26.11.2010 entsprechen muss.

Anmerkung: Es ist derzeit höchst fraglich, ob die Übergangsregelungen bis 2022 ebenfalls für PC Kassen in Anspruch genommen werden können !

Was riskiere ich bei einem Verstoß gegen die Kassensicherungsverordnung?

Ein Verstoß gegen die Kassensicherungsverordnung kann mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Viel schlimmer ist jedoch, dass das Finanzamt bei einem Verstoß dem betroffenen Unternehmen unterstellen könnte, das ihre Kassenführung nicht ordnungsgemäß sei. Und eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung öffnet Tür und Tor für die Hinzuschätzung von Umsätzen, was wiederum Steuernachzahlungen und oftmals zusätzlich noch ein Steuerstrafverfahren nach sich zieht.

Fazit:

Der Gesetzgeber verschärft ab 2020 die Anforderungen an elektronische Kassensysteme umfassend. Und zwar wohlwissend, dass per November 2019 keine entsprechenden Systeme am Markt verfügbar sind, die diesen Anforderungen genügen.

Die eilig nachgeschobene Nichtbeanstandungsregelung bis spätestens 30.9.2020 kann unseres Erachtens nicht darüber hinweg täuschen, dass Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen die Leidtragenden der Neuregelung sind. Denn durch den Einsatz elektronischer Kassensysteme sind sie ab 2020 noch stärker als zuvor steuerlichen Risiken ausgesetzt , die nur schwer bis gar nicht kalkulierbar sind.

Ungeachtet dessen müssen betroffene Unternehmen noch in 2019 handeln und sich mit dem Thema auseinandersetzen, um die genannten steuerlichen Risiken soweit wie möglich minimieren zu können.

Unser Ansprechpartner zum Thema elektronische Kassensysteme:

th

Dipl. Kfm. Torsten Hecker
Steuerberater
Tel: +49 5241 9877-0 mail: hecker@stbwp.com