Neue Kassen braucht das Land

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Aufgrund einer Übergangsregelung durften viele Unternehmer bis Ende letzten Jahres noch Kassensysteme weiterbenutzen, die den gesetzlichen Anforderungen nicht mehr entsprechen.

Damit ist seit 2017 Schluss. Seit dem 1. Januar dürfen ausschließlich nur noch elektronische Kassensysteme eingesetzt werden, die den Vorstellungen des Fiskus entsprechen.

Hintergrund

Seit einigen Jahren nimmt der Fiskus Unternehmen verstärkt digital unter die Lupe .

Bei Finanzbuchführungssytemen ist dies heute schon die Regel, mittels des sogenannten GOBD (ehemals GDPDU) Zugriffs. Dabei werden die elektronischen Daten der Finanzbuchhaltung in einem besonderen Format exportiert, und in ein Prüfprogramm der Finanzverwaltung geladen (Win Idea) .

Die Finanzverwaltung will sich jedoch nicht nur mit den Buchhaltungsdaten begnügen, sondern auch die Vorsysteme des Unternehmers einbeziehen.

Und dabei steht die digitale Auswertbarkeit Kassensysteme ganz oben auf der Wunschliste der Betriebsprüfer, weil die Beamten bei Bargeschäften am meisten Missbrauch vermuten.

Jedoch bieten viele ältere Kassensysteme diese Auswertungsmöglichkeit nicht an. In vielen Fällen müssen sich Betriebsprüfer daher bislang mit dem gedruckten Tagesabschluss (Z-Bon) begnügen. Da auf Z-Bons nur Summen und keine Einzelaufzeichnungen ersichtlich sind, ergeben sich aus Finanzamtssicht hieraus nur selten neue Erkenntnisse.

Daher hat man bereits 2010 neue Vorschriften ersonnen, nach denen elektronische Kassen sämtliche Einzelbewegungen über Jahre hinweg abspeichern sollen. Diese Datensammlung soll dann während der Aufbewahrungsfrist der Finanzverwaltung in einem GobD konformen Format für eine Prüfung zur Verfügung stehen.

Dies stieß jedoch damals auf harsche Kritik aus der Wirtschaft, insbesondere wegen der hohen Umstellungskosten für betroffene Unternehmen. Bis Ende 2016 gab es deshalb eine Übergangsfrist, nach der Kassen, die technisch nicht mehr aufgerüstet werden konnten, vorerst weiterbetrieben werden durften.

Folgen des Einsatzes veralteter Kassen ab 2017

Sollten jetzt noch Kassensysteme eingesetzt werden, die den gesetzlichen Anforderungen nicht entsprechen, wird der Fiskus bei Aufdeckung die Kassenaufzeichnungen mangels Ordnungsmäßigkeit verwerfen.

Das wiederum hat in der Regel zur Folge, dass das Finanzamt die Umsätze des Unternehmens schätzen wird. Und es ist davon auszugehen, dass die Schätzung dann oft deutlich über den deklarierten Umsätzen liegt.

Aus den höheren Umsätzen ergeben sich dann Umsatzsteuernachzahlungen, und das zumeist für mehrere Jahre. Da aus den aus den geschätzten Umsätzen zumeist auch ein höherer Gewinn resultiert, sind zusätzlich Steuernachzahlungen bei der Gewerbesteuer und Einkommensteuer bzw. Körperschaftsteuer zu erwarten.

Im schlimmsten Fall droht dann „zu guter Letzt“ auch noch ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung.

Was tun?

Sofern noch nicht geschehen, sollten sich Unternehmer schleunigst vergewissern, dass das verwendete Kassensystem gesetzeskonform arbeitet. Ansprechpartner hierfür ist typischerweise der Kassenanbieter.

Anmerkung: Es empfiehlt sich, die Konformität des eingesetzten Kassensystems vom Kassenanbieter schriftlich bestätigen zu lassen!

Zusätzlich muss geklärt werden, wie das Kassensystem gesetzeskonform eingerichtet und betrieben werden kann. Hierbei ist eine Vielzahl von Aspekten zu beachten. Für eine eingehende individuelle Beratung zum Thema stehen wir daher gerne zur Verfügung.

Autor: Dipl. Kfm. T. Hecker, Steuerberater